8 Cara untuk mengelakkan mesyuarat yang sia-sia

"Sekiranya anda perlu mengenal pasti, dalam satu perkataan, sebab kenapa umat manusia tidak mencapai, dan tidak akan mencapai, potensi penuh, perkataan itu akan menjadi pertemuan ." -Dave Barry

Penilaian itu oleh kolumnis dan pengarang Pemenang Pulitzer adalah tepat. Satu tinjauan baru-baru ini oleh Microsoft kira-kira 38, 000 orang di seluruh dunia mendapati bahawa pekerja AS menghabiskan 5.5 jam dalam mesyuarat setiap minggu-dan 71 peratus berkata pertemuan itu tidak produktif.

Dalam dolar keras, harga mesyuarat buruk sangat besar. Sesetengah anggaran meletakkan kos negara dalam masa yang hilang dan bakat terbuang setinggi $ 200 bilion setahun.

Jadi apa yang boleh dilakukan? Bagaimanakah pemilik perniagaan dan pengurus dapat menghidupkan masa pepatah?

1. Katakan tidak.

Masalah terbesar dengan pertemuan adalah terlalu banyak, kata Kathleen Allen, pakar dalam bidang keusahawanan yang mengajar di Marshall School of Business di University of Southern California. "Banyak pemimpin melakukannya untuk menunjukkan, " katanya. Sekiranya mesyuarat dimaksudkan untuk mempunyai orang melaporkan apa yang mereka lakukan, tuliskan memo sebaliknya.

Rancang terlebih dahulu. Salah satu cara untuk mengelakkan sindrom demi pertemuan-untuk-pertemuan adalah untuk menubuhkan objektif di hadapan, kata Allen. Tetapkan agenda dan tekun.

2. Tonton jam.

Seorang penunjuk waktu utama sedang menunggu orang tiba. Sesetengah eksekutif menggalakkan ketepatan dengan menjadualkan mesyuarat pada masa-masa aneh, katakan 8:47 pagi Mempunyai had masa (sebaik-baiknya tidak lebih daripada sejam) dan melekatinya, walaupun semua perkara agenda belum dibincangkan. Jangan sekali-kali membuang masa menceritakan straggler apa yang telah dibincangkan sebelum mereka tiba.

3. Menyesuaikan senarai jemputan.

Walt Disney terkenal kerana meminta input dari semua orang, termasuk janitor. Steve Jobs, dengan perbandingan, terkenal kerana menendang orang keluar dari mesyuarat jika dia tidak fikir mereka perlu berada di sana.

Kuncinya, pakar berkata, hanya menjemput mereka yang benar-benar diperlukan untuk menangani masalah atau masalah. Dipanggil ke mesyuarat tidak boleh menjadi simbol status.

Greg Smith, perunding perniagaan perisian Seattle-area, mengatakan jika kelajuan adalah intipati, lebih banyak orang mungkin perlu dibawa masuk untuk mendapatkan projek dengan cepat. Walau bagaimanapun, dalam perniagaan biasa, lebih kecil adalah lebih baik. "Lima orang boleh membawa kami 90 peratus di sana, " katanya. "Kami cuba mengimbangi sejauh mana kita boleh pergi dengan jumlah paling sedikit orang supaya kita tidak membuang masa dan wang mengikat semua orang."

4. Buat mesyuarat tidak selesa.

Smith adalah pengikut pengurusan projek tangkas, standard di kalangan firma pembangunan perisian. Salah satu tonggaknya adalah scrum setiap hari atau standup harian, yang menerangkan dengan tepat apa itu-kerusi mesyuarat sans . Smith mengatakan membuat pendirian orang memastikan mesyuarat adalah pendek (tidak melebihi 15 minit) dan pada masa itu.

Sekiranya mesyuarat itu tidak difokuskan untuk memulakan, kerusi yang dikeluarkan tidak boleh dilakukan dengan baik. Terdapat pilihan lain, walaupun.

5. Mengadakan mesyuarat menjadi latihan.

Pemikiran teknologi pemimpin Nilofer Merchant mendapat banyak buzz pada tahun 2013 kerana TED Talknya memuji kebaikan mesyuarat berjalan. "Duduk telah menjadi kebiasaan generasi kita, " kata Pedagang, yang bukunya The New How menerangkan cara bekerjasama untuk mendapatkan hasil perniagaan yang lebih baik.

Daripada mengorbankan kesihatannya untuk kerjayanya, dia mendapat duff dia. Pedagang kini berjalan 20 hingga 30 batu seminggu sambil membincangkan perniagaan. "Ada perkara yang luar biasa untuk keluar dari kotak yang membawa kepada pemikiran luar, " katanya.

Semasa pertemuan berjalan-dan-bercakap mungkin tidak berfungsi untuk mesyuarat korporat yang besar, Allen berkata keluar dari pejabat-jenis mini-mundur-boleh ditambah. "Jika ia berfungsi untuk kumpulan dan kumpulan berasa lebih baik berjalan dan bercakap, mengapa tidak?" Katanya.

6. Visualisasi mesyuarat yang lebih baik.

Menggunakan papan putih untuk membiarkan orang meluahkan idea mereka adalah cara yang baik untuk menghasilkan idea-idea baru dan memastikan pertemuan menjadi fokus, kata Allen. "Di bilik mesyuarat saya yang ideal, semua dinding akan menjadi papan putih."

7. Gunakan persidangan video canggih.

Sebaik sahaja dilihat sebagai cara untuk menjimatkan wang perjalanan, persidangan video menjadi kunci kepada komunikasi perniagaan, kata Ashan Willy, naib presiden kanan di Polycom, sebuah gergasi global $ 1.4 bilion.

Setelah memaparkan suara tanpa wajah yang meletup keluar dari alat-alat angkasa yang berada di tengah-tengah meja persidangan, teknologi video kini membolehkan para pekerja untuk mengambil bahagian secara aktif dalam pertemuan beribu-ribu batu jauhnya. "Teknologi yang kami gunakan sebenarnya boleh mengesan bunyi dan pergerakan seseorang dan mengezum wajah" supaya ekspresi muka setiap orang mudah dibaca, kata Willy. "Itu membuatkan orang terpencil berasa seperti mereka adalah sebahagian daripada pertemuan itu."

8. Kejayaan membiak kejayaan.

Ujian sebenar sama ada pertemuan adalah sisa atau pemenang adalah sama ada pekerja meninggalkan perasaan mereka telah mencapai matlamat dan memahami sepenuhnya apa yang perlu dilakukan ke depan, kata Willy. Memukul sasaran tersebut akan menetapkan nada untuk mesyuarat masa depan. "Jika anda mempunyai sejarah yang konsisten mengenai hasil yang produktif, orang akan mempunyai minat untuk menghadiri mesyuarat anda, " katanya.