Adab-adab yang sesuai untuk Mesyuarat Profesional

Mengekalkan sikap profesional anda semasa mesyuarat perniagaan. altrendo images / Stockbyte / Getty Images

Adakah anda bekerja untuk sebuah syarikat yang mempunyai mesyuarat yang kerap? Adakah anda pernah tertanya-tanya apa yang anda patut lakukan dan apa yang dianggap sebagai tingkah laku yang betul pada perhimpunan ini? Adakah anda takut menghadiri mesyuarat kerana anda takut anda mungkin melakukan salah laku yang boleh menjejaskan kedudukan atau peluang anda untuk kemajuan?

Biasanya, pengurus, ketua pasukan, atau eksekutif korporat berhak untuk memulakan mesyuarat perniagaan apabila mereka merasakan keperluan.

Sama ada mereka secara rutin dijadwalkan atau diminta untuk tujuan tertentu, semua orang yang hadir harus mematuhi garis panduan etika perniagaan yang betul.

Pemimpin

Sebelum mesyuarat, adalah penting untuk mempunyai semua perkara yang dianjurkan supaya anda tidak membuang masa berharga seseorang. Anda mahu berjalan dengan lancar dan mengikut jadual yang mungkin namun masih meninggalkan masa untuk pertanyaan dan maklum balas jika mungkin. Yang penting adalah untuk menghormati semua orang yang terlibat.

Berikut adalah beberapa garis panduan yang disarankan:

• Mempunyai agenda bertulis dengan urutan logikal dan masa yang realistik. Jika masa dan sumber membenarkan, hantar salinan kepada semua orang yang akan hadir.
• Hantar jemputan kepada calon peserta dengan banyak perkara mengenai pertemuan itu, mungkin, termasuk lokasi, waktu mula, apa yang harus dibawa, dan waktu tamat.
• Mulailah dengan ucapan yang mesra dan biarkan semua orang tahu bila baik untuk bertanya.
• Mempunyai air di podium atau di hadapan bilik dan menghirupnya di antara topik atau ketika orang lain bercakap.

• Anda tidak perlu menulis perbualan ucapan anda, tetapi anda sekurang-kurangnya mempunyai mata peluru dalam nota anda. Tidak berbuat demikian boleh menyebabkan anda melompat dari satu topik ke topik lain dan menjejaskan apa yang perlu anda katakan. Ini boleh menyebabkan anda membuang masa dan meninggalkan peserta yang tertanya-tanya mengenai titik pertemuan.
• Perhatikan bahasa badan peserta anda. Jika anda melihat orang kehilangan minat, jeda dan semak diri anda untuk memastikan anda tidak mengulangi maklumat atau menghabiskan terlalu banyak masa pada sesuatu yang tidak relevan.
• Mempunyai beberapa anekdot untuk memastikan pertemuan itu menarik. Walau bagaimanapun, elakkan menceritakan lelucon yang tidak sesuai yang mempunyai sedikit seksisme, perkauman, atau apa-apa yang mungkin menyinggung perasaan orang lain.
• Jangan sekali-kali mencuri idea orang lain dan panggil mereka sendiri. Sentiasa memberi kredit kepada orang lain untuk idea dan tugas yang berjaya.
• Walaupun okay untuk bergerak sedikit, jangan bergerak ke belakang ke hadapan bilik. Ini membuatkan anda kelihatan gementar.
• Semasa tempoh persoalan dan jawapan, tetap tenang sehingga orang yang bertanya selesai sebelum menjawab. Sekiranya anda tidak memahami soalan tersebut, mintalah dia mengulanginya atau menerangkan pertanyaan selanjutnya.
• Jika seseorang muncul marah atau bermusuhan, kembalikan keren anda dan minta orang itu berbincang dengan anda pada masa yang akan datang.
• Tamatkan mesyuarat awal jika mungkin. Lebih baik untuk menjadi lebih pendek daripada kehilangan perhatian orang yang hadir.

Peserta

Semua orang yang dipanggil untuk mesyuarat itu hendaklah hadir kecuali keadaan tidak dibenarkan. Jika anda tahu mengenai mesyuarat terlebih dahulu, pertimbangkan untuk mengambil masa tambahan dengan jagaan peribadi anda untuk menunjukkan rasa hormat kepada mana-mana penyelia yang hadir.

Berpakaian sesuai dengan tahap perniagaan.

Petua petua pertemuan:

• Jika anda diminta untuk menghantar mesej pengesahan, lakukan sebaik sahaja anda memasuki mesyuarat pada kalendar anda.
• Tunjukkan pada masa. Pergi ke sana beberapa minit lebih awal jika boleh.
• Semak telefon bimbit anda dan pastikan ia berada pada senyap atau dimatikan. Anda tidak boleh menghantar mesej teks semasa mesyuarat, melainkan jika pemimpin meminta anda untuk orang tertentu.
• Jika minuman disajikan, minuman boleh diterima. Walau bagaimanapun, kecuali orang lain sedang makan, tunggu sehingga selepas mesyuarat selesai untuk mempunyai snek.
• Jika ini adalah mesyuarat makan tengah hari, bawa makanan anda ke meja dan makannya secara senyap-senyap dan tanpa memberi perhatian kepada diri anda.
• Jangan berbual atau bertukar nota dengan peserta lain. Ini sangat mengganggu dan boleh memberi kesan bahawa anda tidak mengambil pekerjaan anda cukup serius untuk memberi perhatian kepada apa yang sedang dibincangkan.
• Jika anda dipanggil, jawab dengan serta merta. Apabila anda tidak tahu jawapan, minta maaf dan jujur. Tiada jawapan yang lebih baik daripada yang salah.
• Selepas mesyuarat, terima kasih kepada penceramah.
• Jangan tinggal di bilik mesyuarat lebih lama daripada yang diperlukan. Menggantung akan membuatkan anda kelihatan terbiar, dan anda tidak mahu bos berfikir bahawa anda menggunakan mesyuarat untuk menghindari kewajipan anda.

Mesyuarat di Restoran

Kadang-kadang mesyuarat makan tengah hari dipanggil, dan ia boleh diadakan di sebuah restoran. Walaupun ini jauh dari pejabat, ingat bahawa anda masih bekerja.

Petua mesyuarat tambahan untuk mesyuarat restoran:

• Jangan lupa perilaku meja anda.
• Mengendalikan kemalangan waktu makan dengan rahmat dan kebaikan.
• Gunakan peralatan yang betul. Jika ragu-ragu yang garpu berjalan dengan setiap kursus, ikuti orang yang mengetuai mesyuarat.
• Sekiranya anda berada di restoran bufet, ketahui cara yang betul untuk membantu diri sendiri.
• Ikuti garis panduan yang betul untuk makan makanan jari.