7 Cara untuk merosakkan mesyuarat anda

Mesyuarat benar-benar mempunyai imej yang buruk. Tidak menghairankan kerana selalunya mereka terlalu lama, tidak ada rencana yang jelas, terlalu banyak orang dijemput dan mereka menguasai jadual kerja kami. "Terlalu banyak mesyuarat" adalah pencatat waktu No 1 di pejabat, yang diisukan oleh 47% daripada 3, 164 pekerja dalam kajian Salary.com baru-baru ini. Penyelidikan menunjukkan bahawa kebanyakan ahli perniagaan menghabiskan bersamaan satu hari seminggu dalam mesyuarat dan CEO menghabiskan masa sehingga 60% dari masa mereka dalam mesyuarat. Dalam perjalanan saya, saya fikir ini terkurang.

Bukankah mesyuarat sepatutnya menjadi perbualan bermakna antara beberapa orang untuk mendapatkan sesuatu yang dilakukan, membuat keputusan atau membuat idea baru? Perbualan tentang kerja sama, kolaborasi dan brainstorming semuanya membawa keghairahan, tetapi apabila anda bercakap tentang "pertemuan" di mana kecemerlangan ini berlaku, cerita berubah. Mungkin mesyuarat memerlukan bantuan penjenamaan semula. Atau mungkin orang yang memimpin dan mengambil bahagian dalam mesyuarat itu harus dipersalahkan.

Baru-baru ini saya menyumbang kepada artikel Wall Street Journal yang mengenal pasti pembunuh mesyuarat, seperti naysayer, penguasa atau penguasa. Watak-watak ini pasti perlu diperhitungkan, namun kita boleh menjadi musuh kita yang paling buruk.

Jika anda menggunakan mana-mana teknik ini, anda mungkin menganjurkan mesyuarat buruk:

1. Tidak pasti pertemuan itu diperlukan, tetapi anda tetap ada. Mesyuarat pra-diprogramkan adalah penyebab yang paling teruk. Seseorang menubuhkannya sebagai mesyuarat bulanan tahun lepas dan di sana terdapat kalendar anda. Anda tidak mempunyai keputusan atau tindakan yang jelas untuk diambil, tetapi mungkin kelihatan buruk untuk membatalkan supaya anda askar.

2. Mempunyai mesyuarat apabila perbualan pendek antara dua orang adalah cukup. Bukan setiap isu memerlukan perbincangan atau keputusan kumpulan. Jika Allison dan Rob dapat bercakap selama 15 minit dan mencapai keputusan, buatlah itu dan beritahu mereka yang anda ingin menjadi yang pertama tahu.

3. Jemput sesiapa sahaja yang terlibat secara jauh. Banyak mesyuarat telah tenggelam oleh "mari termasuk John-dia terlibat dalam ini" atau "Karen mungkin dapat menambah sesuatu." Apabila senarai jemputan mendapat lebih lama, kemungkinan terang, perbincangan terbuka semakin kecil. Tanya pembuat keputusan dan hanya mereka yang perlu berada di sana. Beri hadiah masa yang tidak diundang.

4. Tidak mempunyai agenda. Ini adalah cara yang baik untuk membuat 'percuma untuk semua' kerana semua orang menggunakan agenda peribadi mereka sendiri. Fikirkan lebih awal dari masa itu, bukan seperti yang anda jalankan atau mendail nombor itu. Tahu langkah-langkah untuk mendapatkan hasil anda dan beritahu semua orang tentang apa yang mereka ada. Kemudian, lebih mudah apabila anda memberitahu kumpulan bahawa 'sementara itu adalah topik yang menarik, ia akan perlu menunggu satu hari lagi.'

5. Tidak ada yang bertanggungjawab untuk memudahkan mesyuarat. Ini boleh jadi anda atau meminta seseorang memainkan peranan ini. Sekalipun anda tahu tiga topik yang akan dibahas, jika tidak ada yang menjaga kumpulan di trek dan menguruskan jam, peluang anda hanya meliputi satu dari tiga skyrockets. Dan fasilitator yang dihargai ini memastikan tindakan dan pemilik yang disepakati disahkan pada akhirnya.

6. Luangkan masa 15 minit pertama anda menampung tetamu yang lewat. Ini adalah pembuang masa sebenar menunggu dan menunggu sehingga lebih ramai orang tiba atau mendapat panggilan. "Kami akan menunggu hanya beberapa minit lagi untuk orang tiba." Atau setiap kali orang baru menyertai (lewat) ulangi apa yang orang-orang yang tiba di sana tepat pada masanya telah mendengar. Terlepas dari sebab seseorang tiba terlambat, jangan biarkan kelewatan mereka bergerak dari masalah mereka kepada masalah kumpulan. Juga, ini melatih semua orang untuk tiba lewat kerana anda boleh.

7. Lihat cara lain di multitasking. Jika semua orang dalam mesyuarat anda mempunyai komputer riba mereka terbuka melakukan kerja lain ketika separuh mendengar perbincangan, anda mendapat masalah. Mereka tidak melihat pertemuan itu sebagai kritikal, mereka tidak menghormati anda dan / atau kumpulan akan mengkaji semula topik beberapa kali untuk menampung mereka yang mendapat setiap perkataan ketiga. Sekiranya anda bersendirian atau melalui teleconference, mintalah perhatian untuk mesyuarat yang lebih berkesan dan pantas jika semua orang berada dalam permainan.

Anda tahu anda akan menghadapi cabaran yang cukup dengan personaliti yang hadir, mengubah keutamaan perniagaan dan konflik dengan acara lain, jadi lakukan bahagian anda. Anda juga boleh belajar bagaimana untuk mengadakan mesyuarat yang hebat-tetapi sila cepatkannya.