Bagaimana Bercakap kepada Kakitangan Apabila Bergerak Pejabat

Clerkenwell / Vetta / Getty Images.

Pada hari kerja saya, saya bekerja dalam komunikasi, kebanyakannya untuk organisasi bukan keuntungan. Sebahagian daripada kerja yang saya lakukan melibatkan memastikan bahawa kita mempunyai strategi yang disediakan untuk komunikasi dalaman dan luaran. Ini juga termasuk membina satu pelan untuk langkah pejabat, yang mana organisasi saya sedang merancang untuk dilakukan dalam tempoh enam bulan akan datang.

Walaupun anda mungkin berfikir bahawa terdapat banyak langkah untuk merancang dalam langkah pejabat yang anda tidak mempunyai masa untuk mempertimbangkan komunikasi, anda perlu mengambil satu atau dua hari untuk membuat firma strategi yang akan memastikan kedua-dua pekerja dan pelanggan sedar akan perubahan yang akan datang.

Mari kita mulakan dengan pekerja kerana mereka terus terjejas oleh langkah itu.

Komunikasi Dalaman Perlu Sertakan Mesej-Mesej Ini:

• Jangka masa yang jelas: pastikan anda menyenaraikan semua langkah utama bergerak supaya semua orang tahu apa yang diharapkan dan kapan.
• Arahan pembungkusan: memberi kakitangan arahan tentang bagaimana untuk mengemas pejabat atau bilik mereka untuk bergerak. Ini harus termasuk di mana untuk mendapatkan bahan pembungkus, apa yang mereka bertanggungjawab untuk pembungkusan dan tarikh akhir.
• Pemberitahuan lebih lanjut mengenai penutupan pejabat : semasa proses itu, anda mungkin perlu menutup pejabat untuk membolehkan pembungkusan akhir dan pemindahan peralatan kantor dan perabot. Pastikan kakitangan anda mengetahui tarikh-tarikh ini dan jika dan bagaimana perniagaan akan diteruskan semasa bergerak dan bagaimana ini akan menjejaskan jadual kerja dan beban kerja mereka.
• Pelan pejabat baru: Staf akan ingin mengetahui lebih awal tentang apa ruang yang baru akan kelihatan dan bagaimana pejabat akan ditubuhkan. Adakah mereka masih mempunyai ruang sendiri atau adakah mereka sekarang berada dalam bilik atau rancangan lantai terbuka? Pastikan anda mencipta cara untuk memberitahu kakitangan mengenai bagaimana ruang kerja mereka mungkin berubah.

• Lokasi baru, tempat letak kereta dan pilihan perjalanan: Sediakan kakitangan dengan semua maklumat yang mereka perlukan mengenai lokasi baru supaya mereka boleh menyediakan pengangkutan ke ruang baru.

Setelah anda menentukan semua mesej utama, anda perlu menentukan cara terbaik untuk menghantar mesej ini. Kaedah yang anda gunakan sepatutnya diputuskan oleh jenis mesej.

Sebagai contoh, garis masa dengan mudah boleh dihantar melalui intranet syarikat anda; sedangkan, penutupan pejabat mungkin disampaikan dengan baik pada mesyuarat kakitangan untuk memastikan pertanyaan dapat dijawab dan dijawab.

Cara untuk Memberi Objektif kepada Kakitangan:

• Intranet: bagi syarikat atau organisasi yang mempunyai intranet, ini biasanya merupakan platform terbaik untuk kebanyakan mesej. Ia membolehkan kemas kini mudah untuk fail dan maklumat yang sampai kepada semua pekerja.
• Perjumpaan orang: tidak kira apa mesej itu, mesyuarat kakitangan adalah tempat yang baik untuk membuat pengumuman dan membolehkan kakitangan mempunyai perbincangan yang lengkap.Anda juga boleh menggunakan masa mesyuarat untuk melihat bagaimana maklumat akan dikomunikasikan supaya kakitangan tahu bahawa mereka akan dimaklumkan.
• E-mel: manakala e-mel mudah, ini bukan cara terbaik untuk menyampaikan maklumat. Anda tidak mahu menghantar e-mel yang begitu banyak sehingga orang tidak dapat mencari maklumat apabila mereka memerlukannya. Jika anda menggunakan e-mel, pastikan anda hanya menggunakannya untuk memberitahu orang di mana mereka boleh mendapatkan maklumat tersebut.
• Folder biasa : Jika anda tidak mempunyai intranet, kemudian membuat folder biasa pada pemacu rangkaian yang semua orang boleh mengakses adalah cara terbaik seterusnya untuk menyimpan maklumat yang anda mahu orang mengakses.
• Papan buletin: ruang fizikal di mana maklumat dipaparkan, adalah perkara yang baik untuk dilakukan. Bukan sahaja orang sering boleh menyemaknya, ia juga menyediakan tempat di mana orang boleh berkumpul dan membincangkan kebimbangan mereka.