Bagaimana untuk membebaskan diri dari kezaliman e-mel

E-mel adalah alat yang sangat berguna. Bagaimana lagi kita dapat dengan mudah berkomunikasi dengan orang di seluruh zon masa dan di seluruh dunia? Apa lagi yang membolehkan komunikasi segera dan meningkatkan jumlah maklumat serta kemas kini serta-merta yang tersedia kepada kami pada bila-bila masa tertentu?

Tetapi sejak e-mel telah menjadi begitu sentral kepada dunia profesional, ia telah hilang dari tangan. Ia semakin kurang alat dan lebih banyak penindas-menggulingkan hari-hari anda, mengawal masa anda, memegang tebusan anda.

Berita baik? Anda boleh melawan dan melepaskan diri dari cengkaman totalitarian. Ini caranya:

1. Matikan pemberitahuan.

Ini mungkin merupakan perkara yang paling penting yang boleh anda lakukan untuk menyimpan e-mel daripada mengambil alih hidup anda. Jika anda mempunyai telefon pintar, anda mungkin sering menggunakannya untuk membaca e-mel, dan kemungkinan anda melakukan ini sebagai tindak balas kepada pemberitahuan atau lencana aplikasi yang menunjukkan berapa banyak mesej yang belum dibaca yang anda miliki.

Jangan jatuh ke dalam perangkap ini. Matikan pemberitahuan tolak dan kiraan mesej yang belum dibaca supaya anda perlu membuat keputusan sedar untuk menyemak e-mel anda. Malah memberikan pemikiran setengah saat lebih baik daripada bertindak balas secara automatik kepada pemberitahuan.

Begitu juga dengan klien desktop dan e-mel berasaskan pelayar. Tutup mereka dan hanya buka mereka apabila anda mahu atau perlu meluangkan masa di e-mel.

2. Mengajar jam malam e-mel.

Sangat mudah untuk menanggalkan e-mel pada siang hari dan mengurusnya pada waktu malam pada komputer riba atau tablet semasa anda menonton TV atau berbaring di atas katil. Tetapi ini adalah jam yang anda perlu buang kerja. Tetapkan masa hari selepas itu anda tidak akan semestinya menyemak e-mel anda kecuali ia adalah kecemasan.

Ini mungkin kelihatan tidak munasabah, tetapi bilakah kali terakhir e-mel memerlukan tindak balas segera pada waktu petang? Ia sangat jarang berlaku. Bilakah kali terakhir anda tidak hadir bersama keluarga anda seperti mana yang sepatutnya anda lakukan? Itu mungkin lebih baru-baru ini.

3. Tetapkan masa e-mel yang ditetapkan.

Kecuali tugas anda memerlukan anda untuk segera bertindak balas terhadap e-mel, salah satu cara yang paling berkesan untuk membuang belenggu email anda adalah untuk menetapkan satu atau dua kali pada siang hari di mana anda akan menangani peti masuk anda. Satu jam di pagi dan satu jam di sebelah petang biasanya cukup. Di luar waktu itu, tutup program e-mel anda dan jangan bukanya.

Tetapi bagaimana jika seseorang mempunyai soalan yang mereka perlukan segera? Mereka boleh menghubungi anda. Yang mungkin mereka lakukan sekiranya ada masalah yang serius. Jika ia tidak bernilai panggilan, ia tidak bernilai mengganggu kerja anda untuk menjawab soalan dalam e-mel.

4. Gunakan penapis dan folder atau tag.

Kebanyakan penyedia e-mel kini menawarkan keupayaan untuk menapis e-mel masuk secara automatik. Kaedah-kaedah seperti "jika dari alamat mengandungi '@ myjob.com, ' hantar ke folder 'Kerja' boleh menjimatkan banyak masa untuk berurusan dengan e-mel setiap hari. Banyak perkara boleh pergi terus ke sampah, dan hampir segalanya boleh dikategorikan dalam beberapa cara.

Sebaik sahaja kebanyakan e-mel masuk anda telah dikategorikan secara automatik, anda boleh membuat keputusan apabila anda ingin berurusan dengannya. Sekiranya anda tidak melihat surat berita kedai kegemaran anda di tempat kerja, anda tidak akan tergoda untuk melakukan membeli-belah dalam talian apabila anda perlu memberi tumpuan kepada sesuatu yang lain. Tetapi "1" di sebelah folder Newsletter anda akan mengingatkan anda untuk kembali dan membacanya kemudian.

5. Gunakan auto-responder apabila anda pergi.

Apabila anda sedang bercuti, atau bahkan dalam perjalanan yang berkaitan dengan pekerjaan, tidak mengapa untuk menjadi lambat untuk bertindak balas terhadap e-mel atau bahkan untuk memadamkannya sehingga anda kembali bekerja. E-mel mempunyai kecenderungan berbahaya untuk menjadikan hari bercuti menjadi hari kerja, dan ini perlu dihentikan. Sekali lagi, jika terdapat kecemasan, seseorang boleh menghubungi anda.

Untuk sebahagian besar, semua orang akan memahami; mereka akan mendapat tindak balas automatik yang membiarkan mereka tahu bahawa anda pergi dan anda akan kembali kepada mereka sebaik sahaja anda boleh, tetapi mungkin seketika. Sekiranya ia tidak dapat menunggu, mereka akan berhubung dengan orang lain, sama seperti pada hari pra-e-mel.

Jadi ya, e-mel adalah alat yang sangat berguna, dan berhenti untuk berfikir tentang betapa berubahnya dunia yang memilukan. Tetapi itu tidak bermakna anda harus menjadi budak di peti masuk anda, di telefon atau komputer anda. Lakukan langkah-langkah ini untuk membebaskan diri dari kezaliman e-mel, dan anda akan gembira yang anda lakukan-anda akan dapat lebih fokus, kurang terganggu apabila anda bersama keluarga dan rakan-rakan, dan anda akan lebih santai bila awak pergi. Apa yang ada untuk kehilangan?

Terima kasih kepada komunikasi digital yang berterusan, nampaknya kita sentiasa berada pada jam. Ketahui cara menguruskan "peralihan malam" baru ini.