5 Cara membersihkan e-clutter anda

Berkecam-bukti fail elektronik anda dengan tip mudah ini

Foto oleh Getty Images

Anda telah memutuskan untuk menukar semua resit fail kertas, pulangan cukai, dokumen insurans, dan banyak lagi-ke dalam versi digital. Ini langkah pintar yang akan membantu anda menyimpan fail anda dari bencana cuaca yang berkaitan dan juga menjimatkan ruang, pergi hijau, dan menyimpan fail berguna walaupun anda tidak berada di rumah (bukan awan yang luar biasa!).

Sebaik sahaja anda telah mengimbas dan menghancurkan kertas lama anda, melemparkan kabinet pemfailan, dan menghembuskan nafas lega, anda mungkin rasa anda telah selesai, kan? Nah, tidak cukup. Fail-fail elektronik yang besar anda mungkin tidak sepele seperti tumpukan kertas yang tidak menentu, tetapi itu tidak bererti mereka adalah bukti kekacauan. Buat desktop teratur dan laksanakan beberapa kawalan awan dengan tips ini dari Joshua Zerkel, penganjur profesional yang disahkan di Evernote:

1. Mengatur otak anda.
Apabila anda mencari dokumen, adakah anda mula berfikir tentang kategori apa yang terkandung di bawahnya? Atau adakah anda memberi tumpuan apabila anda mungkin memfailkannya? Jawapan anda akan memberitahu anda bagaimana untuk menyatukan sistem penganjur yang paling sesuai untuk proses pemikiran anda. Jika anda seorang pemikir kategori, buat bekas berasingan untuk topik yang luas; jika minda anda bergerak secara kronologi, atur folder demi tahun.

2. Jadilah deskriptif dengan nama fail anda.
Jika anda terlalu kabur, anda akan membuang masa membukanya untuk melihat apa yang ada di dalamnya. Anda harus memasukkan ringkasan kandungan, ditambah tarikh dan nama vendor, kata Zerkel. Jadi, bukannya "Insurans, " fikir "Pelan Insurans Rumah Tani Negeri 2015."

3. Simpan perkara yang kelihatan.
Satu kesilapan utama Zerkel melihat orang membuat: Mereka menatal melalui rantaian folder dan fail yang tidak berkesudahan untuk mencari apa yang mereka cari. Sebaiknya, pastikan semua folder utama anda kelihatan supaya anda dapat melihat satu tetingkap tunggal-berfikir 25 item atau kurang.

4. Menghapuskan subfolder yang tidak perlu.
Mencipta folder dalam folder dalam folder mungkin tampak teliti, tetapi ia hanya menyembunyikan maklumat yang anda cari. Hadkan diri anda hanya dengan beberapa lapisan subfolder, kata Zerkel, dan hapuskan apa-apa yang mengandungi hanya satu atau dua fail.

5. Buat jalan pintas untuk diri sendiri.
Mengekalkan jalan pintas di desktop anda untuk projek aktif menjimatkan masa anda, kerana anda dapat menjangkau mereka dengan mudah. Sebaik sahaja anda selesai projek anda-katakan, memfailkan penyata cukai tahun ini, atau menyelesaikan renovasi dapur-anda hanya boleh memadam jalan pintas.