3

Saya ditemuramah minggu ini oleh seorang wartawan yang mencari input tentang cara menjadualkan dan mengadakan mesyuarat yang lebih berjaya. Ini topik yang sangat penting, jadi saya berkongsi perkara ini dengan anda … Saya fikir ia akan menjadi statistik yang menakutkan untuk mengetahui betapa banyak daya hidup yang produktif dikurangkan dalam mesyuarat yang tidak produktif, tanpa kerumitan, berkelana, tidak berkesan, berbuih dan otak. Namun perhimpunan minda yang disusun dengan baik dan teratur dapat menjadi aktiviti yang paling produktif dalam hari kerja anda.

Inilah cara untuk mengadakan lebih banyak mesyuarat:

I. Rancangan Pra-permainan

Tujuan: Jangan panggil mesyuarat sehingga anda telah mengenal pasti dan menulis tujuan yang jelas, objektif yang ditetapkan dan hasil khusus yang anda cari dengan pertemuan ini. Ini akan mendedahkan kekurangan keperluan kebanyakan mesyuarat.

Kaedah penglibatan: Tiada retak (berry) kepala … Lengkapkan tumpuan dan pertunangan. BlackBerries off, telefon off dan komputer riba tertutup-tiada pengecualian. Jika anda bertemu dengan presiden (OK, katakanlah, Oprah) anda akan mematikan telefon anda, bukan? Berikan semua orang yang menghormati yang sama. Jadual rehat supaya orang ramai dapat main dengan mainan mereka, tetapi dengan berani menguatkan dasar penglibatan penuh.

Senarai undangan: Hanya jemput mereka yang penting dalam perbincangan. Semua orang boleh mendapatkan kemas kini ringkasan 10 minit. Jangan tarik orang yang tidak bersalah yang tidak bersalah melalui perayaan ini. Hanya penyumbang utama kepada dialog memerlukan menderita melalui tambang yang penuh keseronokan.

Perjumpaan tetamu jadual: Jika ada yang tidak diperlukan sehingga 30 minit ke dalam mesyuarat, minta mereka masuk kemudian dan berlepas segera apabila sumbangan mereka berakhir.

Agenda: Menggulung agenda draf dan dapatkan maklum balas, cadangan dan masukan dari peserta terlebih dahulu. Ini akan memperbaiki agenda dan memperoleh pembelian.

Minta persediaan: Mengedarkan bahan rujukan yang perlu dikaji semula atau dipelajari sebelum mesyuarat. Mesyuarat kini boleh memberi tumpuan kepada perbincangan dan keputusan, bukan kajian latar belakang maklumat.

II. Permainan On!

Perbincangan Pep: Mulailah dengan mengingatkan kumpulan tujuan utama dan tujuan akhir.

Pengadil: Mempunyai seseorang yang ditugaskan menjadi polis masa dan pengadil. Sediakan mereka memberi amaran 2 minit apabila mendekati kesimpulan seksyen ke agenda dan mengumumkan perhentian keras (serta "rehat komersial" yang dijadualkan). Sekiranya seseorang mula "pinggir" atau bawa perbualan ke lubang arnab, letakkan kad kuning itu, cadangkan perbualan pergi "luar talian" (di luar mesyuarat) atau dapatkan maklumat yang ditulis dan diedarkan kembali kepada kumpulan.

Berjuang! Berjuang! Berjuang! (Tetapi adil): Galakkan perdebatan, pertikaian dan ketidaksepakatan. Jika semua orang bersetuju dengan segala-galanya, anda tidak memerlukan mesyuarat. Berjuang, tetapi berjuang dengan adil. Idea serangan, bukan orang; pertempuran dengan konsep, bukan watak orang dengan pandangan lawan. Tiada kekasaran yang tidak perlu atau kelakuan yang tidak sportif atau anda akan dilemparkan dari permainan.

III. Pembalut pasca permainan

WWW: Apa tindakan dan penyerahan pasca mesyuarat? Kami memanggilnya WWW - Siapa, Apa, Kapan? Setiap tindakan perlu 100 peratus bertanggungjawab hanya oleh satu orang dengan tarikh penghantaran tertentu. Mengelilingi perkara utama dan WWW kepada semua peserta. Berikan seseorang untuk menindaklanjuti WWW semua orang.

Konsistensi: Jika anda mula mempraktikkan permainan ceroboh anda akan mula kalah dalam permainan produktiviti. Teruskan tingkah laku yang melulu ini dan mungkin membebankan anda pemain utama - kematian oleh mesyuarat.