12 Teknik pengurusan masa untuk membantu anda memanfaatkan sepenuhnya 24 jam anda

Kita semua telah berjuang untuk menguruskan masa kita lebih baik pada satu titik atau yang lain. Jadi, jika anda kini tersebar, tahu anda tidak bersendirian. Berita baiknya, teknik pengurusan masa boleh dipelajari, selagi anda memahami mengapa anda melakukan sesuatu dan kemudian berlatih sehingga idea yang baik menjadi kebiasaan.

Untuk mengetahui pendekatan yang patut dilakukan, kami meminta ahli Majlis Usahawan Muda untuk berkongsi teknik pengurusan masa yang mereka gunakan untuk memanfaatkan sepenuhnya 24 jam mereka. Mana yang anda lihat sendiri menggunakan?

1. Mengasingkan projek.

Beralih antara jenis tugas adalah penyaliran mental. Sebaliknya, bungkus projek berkaitan bersama-sama dan selesaikan semuanya sekaligus. Sebagai contoh, mulakan hari anda menangani cabaran perkhidmatan pelanggan. Kemudian, bergerak ke kempen pemasaran. Selepas itu, semak peluang produk baru. Ini akan memudahkan tugas akhir apabila anda tidak perlu pulih berulang kali setiap hari.

2. Jejaki masa anda.

Masa pelacakan adalah seperti anggaran untuk wang. Ia membuatkan saya melihat apa yang saya lakukan tanpa berfikir dari segi tidak menggunakan masa dengan cara yang terbaik, dan di mana saya boleh membuat penambahbaikan serta-merta. Saya menggunakan aplikasi pelacak masa, yang membantu saya menentukan apa yang saya lakukan setiap minit hari kerja.

3. Membangunkan kod semasa anda sibuk.

Kita semua berada dalam keadaan di mana kita ingin kembali bekerja tetapi kita tidak dapat menamatkan perbincangan dengan pengurus kami. Oleh itu, kami telah membangunkan satu kod yang bermaksud, "Tolong jangan tersinggung, tetapi saya benar-benar perlu menangani tugas ini." Taktik ini telah mengubah cara saya menguruskan masa saya kerana ia bermakna saya boleh bekerja pada projek besar tanpa gangguan.

4. Makan katak tersebut.

Ungkapan "makan katak" itu dibuat popular oleh pengarang Brian Tracy. Ia pada dasarnya merupakan teknik pengurusan masa yang mengatakan anda harus menangani tugas yang paling sukar dan paling penting pada senarai tugas anda pada waktu pagi. Melangkaui perkara keutamaan yang paling sukar dan paling penting sebelum melakukan apa-apa lagi menjadikan saya lebih produktif sepanjang hari.

5. Jadual untuk gangguan.

Orang ramai secara umumnya boleh mengganggu. Sekiranya ada yang mengatakan mereka mahu dua minit masa anda, hampir dua minit! Jika saya tidak mempunyai masa untuk berjumpa dengan seseorang selama 10-15 minit di tempat kejadian, saya biasanya membuat mereka jadual waktu dengan saya. Lebih baik menguruskan hari anda dengan bilik goyangan yang cukup sehingga anda dapat mencapai sekurang-kurangnya satu hingga dua perkara yang anda ingin lakukan.

6. Fokus pada satu perkara.

Pengurusan masa saya berubah ketika saya mula berfokus pada "satu perkara." Pada awal hari, saya memberi tumpuan kepada tugas yang paling penting di tangan. Saya tidak membiarkan masalah lain merayap ke dalam jadual saya sehingga tugas itu selesai. Setelah itu, saya teruskan ke tugas yang paling penting seterusnya, dan sebagainya. Ini menghilangkan keinginan untuk multitask dan, pada gilirannya, menyebarkan diri anda terlalu tipis.

7. Jawab e-mel dua kali sehari.

Tidak semua orang mampu melakukan ini, tetapi saya telah melihatnya berfungsi dengan baik bagi mereka yang terlalu kerap pada pemicu e-mel mereka. Ia cukup mudah. Anda mengetepikan dua kali berbeza pada siang hari untuk menjawab e-mel: sekali pada permulaan, yang kedua pada akhir. Apa-apa sahaja di antara dihindari kecuali keadaan kecemasan-tetapi pada ketika itu, seseorang sepatutnya menghubungi anda.

8. Perintahkan lebih banyak.

Saya belajar dari pengalaman saya bahawa senarai tugasan usahawan tidak akan berakhir. Anda boleh memberi keutamaan kepada tugas anda, memberi tumpuan kepada perkara-perkara yang lebih penting atau menjauhkan masa untuk sesuatu yang tertentu, tetapi pada penghujung hari, perkara-perkara yang perlu dilakukan. Kecuali anda mencari jalan untuk mengklon diri, anda perlu membangunkan kepercayaan untuk orang lain yang dapat melaksanakan tugas-tugas tersebut dengan lebih baik, lebih cepat dan lebih murah daripada anda.

9. Gunakan aplikasi produktiviti.

Dengan begitu banyak aplikasi produktiviti hebat di pasaran, ia benar-benar berubah bagaimana saya menguruskan masa saya untuk lebih baik. Anda tidak perlu duduk dan merancang kalendar anda untuk minggu ini kerana aplikasi produktiviti memudahkan untuk menetapkan peringatan, tinggal di landasan dan mendapatkan perkara yang dilakukan. Selain itu, dengan banyak daripada mereka, anda boleh melihat ke belakang dan melihat semua yang telah anda capai, yang meningkatkan motivasi lebih.

10. Kurangkan gangguan.

Semakin sedikit kali anda terganggu, semakin produktif anda akan menjadi. Beri perhatian kepada perkara-perkara yang mengganggu anda-mungkin anda perlu meletakkan telefon pintar anda pergi atau menutup e-mel anda semasa anda menjalankan tugas penting. Aliran patah boleh menghalang kemajuan. Dengan mengenali apa yang menembusi tumpuan anda, anda boleh meningkatkan produktiviti anda.

11. Gunakan Teknik Pomodoro.

Saya belajar mengenai Teknik Pomodoro beberapa tahun lalu ketika meneliti penyelesaian masalah yang tepat ini, dan saya sangat kagum dengan hasilnya. Idea di belakangnya adalah untuk memperuntukkan potongan masa 25 minit di mana anda hanya menumpukan pada satu tugas. Selepas setiap masa, ambil rehat pendek sebelum meneruskan. Saya mendapat lebih banyak kerja yang dilakukan dalam empat "Pomodoro" daripada beberapa hari kerja penuh!

12. Rancang ke hadapan untuk memberi tumpuan kepada keutamaan.

Saya selalu mengakhiri hari saya dengan merancang hari berikutnya, dan saya selalu menamatkan minggu dengan merancang minggu berikutnya. Ini membolehkan saya memberi tumpuan kepada keutamaan terulung sebaik sahaja saya memulakan hari saya tanpa perlu mengingat apa yang penting atau membimbangkan apa-apa yang mengganggu saya.