1-On

Pakar Up Close Louis Barajas adalah ahli kewangan dan pengarang perniagaan Perniagaan Kecil, Big Life dan Overworked, Overwhelmed & Underpaid.

Jan Yager telah meneliti pengurusan masa dan menjalankan bengkel sejak 1980-an. Beliau adalah pengarang tiga buku mengenai pengurusan masa, yang paling baru-baru ini, Kerja Kurang, Lakukan Lebih: Makeover Produktiviti 14-Hari.

Peggy Duncan adalah pakar produktiviti peribadi, penceramah, perunding dan pengarang Jogger Pengurusan Masa dan Menakluki Beban E-mel dengan Tabiat yang Lebih Baik.

S: Saya sering bekerja serentak pada projek yang pelbagai dengan tarikh akhir yang berbeza, dan saya mempunyai pekerja dengan projek mereka sendiri. Cabaran saya adalah menumpukan perhatian pada setiap projek, tanpa mengabaikan apa-apa, tetapi masih dapat beralih gear dan menjawab soalan daripada kakitangan. Boleh awak tolong?

Jan Yager: Saya telah mengamati bahawa individu yang berjaya, sama ada dalam dunia perniagaan atau dunia kreatif penulisan atau seni, dapat beralih balik antara projek. Sekarang ini berbeza dari multitasking, di mana kecenderungannya adalah untuk melakukan beberapa projek pada masa yang sama. Seperti yang saya nyatakan dalam buku Less Work, Do More, dalam bab tentang multitasking, apa yang anda benar-benar mahu lakukan adalah apa yang dipanggil perhatian terpilih . Kebanyakan kita perlu menyesuaikan diri, satu, dua, lima, 10, atau bahkan 20 projek sepanjang tempoh masa yang diperlukan untuk menyelesaikan projek tersebut. Tetapi - dan ini adalah "tetapi" yang sangat penting - bahagian perhatian terpilih ialah apabila anda sedang menjalankan projek tertentu - apabila anda telah beralih dari projek A ke projek B - anda benar-benar menumpukan pada satu projek. Elakkan gangguan dan jangan bolak antara dua atau lebih projek. Berfokus dan menumpukan pada apa sahaja yang sedang anda kerjakan sehingga anda selesai atau perlu beralih lagi untuk apa jua sebab (contohnya permintaan yang tepat pada masanya atau sekeping maklumat yang anda sedang tunggu, dan sebagainya).

Louis Barrajas: Multitasking cukup sukar dengan projek anda sendiri. Apabila anda bertanggungjawab untuk projek orang lain ia merumitkan perkara dengan ketara. Penting untuk mencipta struktur dan sistem . Biasanya, masalahnya bukanlah jumlah projek, tetapi gangguan dari semua orang dengan tarikh akhir mereka sendiri. Anda perlu berhati-hati bahawa anda membuat kalendar projek di mana anda boleh menjadualkan masa untuk setiap projek. Saya menggunakan Microsoft Outlook untuk menghalang masa untuk mengerjakan projek saya dan menjadualkan temujanji dengan kakitangan saya untuk mengkaji semula projek mereka. Saya juga menggunakan Tugas Microsoft Outlook untuk memberikan tugasan kepada kakitangan saya agar mereka dapat membuat saya tetap terkini pada kemajuan mereka.

Peggy Duncan: Bukan berapa banyak kerja yang anda lakukan; itulah sebabnya dan bagaimana anda melakukannya. Lihatlah setiap projek secara individu dan pastikan ia bernilai setiap masa. Kemudian cari cara untuk menyelesaikannya dengan sedikit masa dan usaha. Dengan proses yang lebih baik, lebih mudah untuk melatih pekerja anda dengan secukupnya dan ini menyebabkan mereka mempunyai sedikit pertanyaan.

Anda perlu menjadualkan masa untuk bekerja pada setiap projek dan elakkan melompat dari satu ke yang berikutnya. Anda akan lebih banyak dilakukan jika anda menumpukan pada satu perkara pada satu masa, dan menyelesaikannya atau mendapatkannya pada titik berhenti logik. Jangan biarkan multitasking merompak anda dari kepuasan yang datang dari menyelesaikan sesuatu.

Tanpa menyedari, anda mungkin terus bekerja seperti yang anda selalu ada, tidak menganggap bahawa mungkin ada cara yang lebih baik. Berhenti lama untuk berfikir tentang perkara ini dan berusaha untuk menyelaraskan dan mendokumenkan semuanya, langkah demi langkah yang logik. Jika anda dan pekerja anda mula bekerja seperti ini, anda akan mempunyai masa yang mencukupi untuk menyelesaikan segala-galanya.

T. Bagaimana saya boleh fokus pada perniagaan saya apabila saya menjalankan perniagaan keluar dari rumah saya?

Jan Yager: Jika anda tidak dapat menumpukan perhatian kepada kerja secara berkesan di rumah, anda akan gagal dalam perniagaan anda, dipaksa untuk mendapatkan pejabat luar, atau keluarga anda akan kecewa dan keliru. Jadi, langkah pertama adalah untuk membuat kerja yang dijadualkan supaya semua orang tahu sama ada ia adalah 9 hingga 5 atau 8 hingga 4 atau bahkan 9 hingga 2. Anda tidak melakukan hidangan atau mengambil panggilan peribadi. Mereka adalah jam kerja anda dan semua orang tahu supaya mereka akan menghormati masa yang ditetapkan waktu kerja.

Bekerja dari rumah memang mempunyai faedahnya, dan salah satu faedah itu adalah kelonggaran. Oleh itu, jangan terlalu tegar dengan jadual anda bahawa anda tidak membuat pengecualian. Sebagai contoh, pacing dan mengambil rehat dari kerja anda adalah penting. Bina rehat ke dalam masa kerja anda walaupun anda seorang pekerja di rumah. Bangun dari komputer anda dan berjalan kaki atau buang pakaian ke dalam mesin basuh jika anda ingin berbuat demikian pada rehat anda.

Perlu diingat bahawa walaupun anda bekerja di pejabat luar terdapat gangguan dan cabaran yang perlu anda hadapi. Daripada ahli keluarga yang mungkin bertanya ketika sudah tiba masanya untuk makan malam, ia boleh menjadi pekerja di lorong yang merupakan pengunjung "jatuh".