1-On

Pakar Up Close
Louis Barajas adalah pakar kewangan dan pengarang perniagaan Perniagaan Kecil, Big Life dan Overworked, Overwhelmed & Underpaid .

Jan Yager telah meneliti pengurusan masa dan menjalankan bengkel sejak 1980-an. Beliau adalah pengarang tiga buku mengenai pengurusan masa, yang paling baru-baru ini, Kerja Kurang, Lakukan Lebih: Makeover Produktiviti 14-Hari .

Peggy Duncan adalah pakar produktiviti peribadi, penceramah, perunding dan pengarang The Jogger Memory Management Time dan Conquer Email Overload .

Q. Saya menjalankan perniagaan dari rumah saya, dan saya terganggu oleh projek rumah dan keluarga yang akan datang dan pergi. Bagaimanakah saya dapat mengekalkan fokus seperti laser dalam persekitaran perniagaan rumah?

Louis Barajas : Anda perlu membuat "ruang kerja suci" di mana keluarga anda belajar menghormati sempadan kerja fizikal anda. Banyak pemilik perniagaan yang bekerja dari rumah bertanggungjawab secara peribadi untuk memecahkan sempadan yang tidak kelihatan ini. Jadual rehat untuk melihat keluarga anda.

Peggy Duncan : Sama seperti yang anda lakukan untuk kerja, anda perlu berhenti lama untuk meletakkan sistem untuk mendapatkan semua yang dilakukan di rumah.

Menilai gangguan. Jika anda menilai gangguan keluarga, anda boleh membuat perubahan mudah untuk mengurangkannya, seperti menurunkan rak di dalam peti sejuk untuk memberi akses kepada kanak-kanak lebih mudah.

Menubuhkan sempadan. Sediakan jam pejabat seperti yang anda lakukan dalam persekitaran tradisional, dan jelaskan apa yang menjadi gangguan yang layak, seperti dapur yang sedang terbakar.

Dapatkan teratur. Anda harus melepaskan tugas anda menjalankan jabatan yang hilang dan ditemui di rumah. Semua orang harus teratur supaya mereka dapat mencari apa sahaja yang mereka perlukan tanpa anda.

Buat rutin. Untuk membuat penjadualan lebih mudah, ini akan membantu jika anda menetapkan rutin. Misalnya, masak untuk minggu awal setiap pagi Sabtu.

S: Apabila menulis untuk membuat senarai, apakah ada cara untuk menjadikannya lebih berkesan?

Jan Yager : Cara utama untuk membuat senarai tugasan yang lebih berkesan ialah:

Perintahkan senarai anda dengan keutamaan.

Cuba untuk menganggarkan sejauh mana sesuatu yang LONG akan diambil.

Cobalah untuk membuat senarai tugas anda bukan hanya perkara besar-menulis buku, tetapi memecahnya menjadi langkah-langkah Bab 1 atau lakukan wawancara untuk Bab 1.

Pastikan anda sentiasa memindahkan item yang belum selesai dari senarai semasa ke senarai seterusnya.

Apa jenis senarai yang berfungsi untuk anda adalah baik-baik saja. Sesetengah orang lebih suka komputer atau PDA, termasuk BlackBerry atau telefon. Lain-lain lebih suka kertas. Sesetengah membuat senarai harian, dan yang lain membuat senarai mingguan, bulanan atau tahunan, termasuk penetapan tujuan dan rancangan perniagaan.

Menulis sesuatu membantu anda menyusun rencana dan matlamat anda. Buat senarai tugasan pada akhir setiap hari kerja untuk membantu zon anda mengenai apa yang akan anda lakukan pada keesokan harinya.

Rujuk senarai tugasan anda, dan semak apa yang telah anda lakukan dan apa yang masih perlu anda lakukan. Perkara-perkara yang tidak dilakukan secara ajaib kerana anda telah menulisnya pada senarai tugas anda.

Peggy Duncan : Penting untuk menggunakan otak anda untuk berfikir tetapi menggunakan isyarat luaran untuk mengingati. Senarai tugasan hanya berfungsi sebagai peringatan untuk menyelesaikan sesuatu. Ia boleh menjadi buku nota lingkaran, tugas Outlook, notepad, peringatan kalendar, senarai semak, penggera, dll.

Berikut adalah beberapa contoh:
Panggilan persidangan pada pukul 1 petang Selain peringatan kalendar, tetapkan penggera di telefon bimbit anda supaya bunyi bising menghilangkan diri dari kerja anda. Pilihan lain adalah muat turun percuma dari CinnamonSoftware.com, Jam Penggera Bercakap.

Folder untuk perjalanan anda yang seterusnya. Letakkan folder itu di tempat yang logik dan nota pada kalendar atau senarai semalaman perjalanan yang anda perlukan. Apabila anda bersedia untuk perjalanan anda (selalu sehari sebelum), semak nota anda dan dapatkan folder.

Projek memerlukan lebih daripada beberapa jam. Pindahkan ini dari senarai tugasan anda dan ke kalendar anda dengan pelan bulanan, mingguan atau harian untuk menyelesaikannya. Cuti projek anda ke dalam fasa, dan buat sistem penjejakan untuk memastikan anda mengikut jadual.

Pertolongan pada hari Sabtu. Ini boleh semudah selembar kertas yang tersimpan dalam poket anda. Batch tugas anda supaya anda dapat mengendalikannya berdasarkan apa yang mereka dan di mana anda perlu pergi.

Mesej mel suara. Semasa anda mendengar mel suara, gunakan buku nota lingkaran untuk membuat nota. Selepas panggilan balik, tandakan ia keluar dari senarai. Sekiranya anda tidak melakukannya pada hari itu, serlahkannya. Ingat, ia adalah baik untuk menggunakan gabungan semua tip ini.

Q: Apakah petua terbaik anda untuk mendapatkan lebih banyak perkara-kebiasaan apa yang harus saya cuba pakai?

Jan Yager : Prioriti adalah penting. Apa yang perlu anda capai atau ingin dicapai dalam jangka masa panjang atau sekarang, dan apakah langkah-langkah yang perlu anda lakukan untuk berjaya pada matlamat tersebut? Cuba menjadi konkrit yang mungkin.

Ketahui cara untuk mewakilkan tugas yang sama-sama membosankan untuk anda atau tidak menggunakan masa terbaik anda. Tetapi jangan mewakilkan apa yang anda lakukan dengan lebih baik dan apakah kunci kejayaan anda. Juga, tugasan tugas, bukan hubungan.

Elakkan menjadi gila kerja. Ingat bahawa kebanyakan workaholics adalah pengurus masa yang lemah. Mereka bekerja dengan kerap kerana mereka tidak dapat memulakan dan menghentikan kerja; jadi apabila mereka mula, mereka terus berjalan. Burnout, kadar kecelakaan atau kesilapan yang lebih tinggi, dan kerja yang buruk atau hubungan peribadi adalah beberapa negatif yang berkaitan dengan workaholics. Workaholics perlu sedar bahawa keseimbangan kerja adalah pilihan yang lebih baik untuk keberkesanan masa yang berkekalan, dan kehidupan yang memuaskan dan memuaskan. Itu tidak bermakna tidak ada masa dengan kerumitan kerja sekali-sekala kerana tarikh akhir atau tuntutan bermusim, tetapi jika bekerja sepanjang hari adalah 24/7, pengurusan masa yang lebih baik, termasuk pacing dan perancangan yang lebih baik, boleh membawa kepada kecekapan yang lebih tinggi dan lebih sihat dan kehidupan keluarga anda.

Louis Barajas : Semua orang perlu merancang hari kerja mereka dengan menulis satu perkara yang paling penting yang perlu dilakukan sebelum mereka meninggalkan pejabat. Atur hari kerja anda dengan menggunakan penyelesaian teknologi dan sistem praktikal untuk menyelesaikan sesuatu. Tanpa pelan kerja harian, hampir mustahil untuk memberi tumpuan kepada menjadi cekap dan berkesan. Juga, buat bulatan sokongan untuk membantu anda mewakilkan atau menguruskan masa dengan lebih berkesan. Terakhir, tanyakan kepada diri sendiri soalan berikut setiap hari: Bagaimana saya boleh membuat lebih banyak nilai dalam hidup saya dan pelanggan saya hari ini?

Peggy Duncan : Beberapa perkara yang perlu anda pertimbangkan termasuk:

Ambil perkataan itu daripada perbendaharaan kata anda. Anda sama ada akan berubah dan melakukan ini atau anda tidak.

Beri perhatian lebih kepada bagaimana anda menghabiskan masa anda. Simpan log selama beberapa hari untuk mencipta perwakilan visual tentang bagaimana anda menghabiskan masa anda. Kemudian bandingkan bagaimana anda menghabiskan masa anda untuk nilai, matlamat dan keutamaan anda.

Menjadi lebih mementingkan diri sendiri. Lakukan apa yang perlu anda lakukan untuk menahannya dengan meletakkan diri anda terlebih dahulu.

Delegasikan seberapa banyak yang anda boleh. Sebaik sahaja anda membuat tenang dan jelas kekacauan, mewakilkan lebih banyak lagi dan fokus pada kerja teras anda.

Berhenti menunda-nunda. Apabila anda menangguhkan, anda tidak akan mempunyai masa untuk melakukan kerja terbaik anda, dan anda mengambil peluang bahawa tiada apa yang akan berlaku (iaitu, printer habis dari toner). Jika tergesa-gesa yang anda suka, cari sesuatu yang sihat untuk menggantikan keseronokan itu.

Jatuhkan mentaliti 9-1-1. Apa yang akan berlaku sekiranya anda tidak dapat segera setiap e-mel, panggilan telefon, mesej segera atau ketukan di pintu akan berlaku? Anda akan selamat. Tetap fokus pada apa yang anda lakukan dan siapa yang anda bersama.

Tinggal di hujung minggu ini. Tinggalkan sekurang-kurangnya satu hujung minggu sepenuhnya percuma setiap bulan. Jangan keluar dari baju tidur anda, dan dapatkan beberapa projek yang dilakukan di rumah.

Anda perlu mendekati kehidupan seolah-olah anda tidak mempunyai detik untuk ganti. Apabila anda mula bekerja lebih bijak, anda akan membuat lebih banyak masa untuk berfikir. Dan apabila anda mula berfikir, semua jenis liar, perkara gila akan mula berlaku.