1-On

David Allen adalah seorang perunding pengurusan masa dan penulis laris. Beliau telah membangunkan program produktiviti dan peningkatan untuk lebih dari satu juta profesional dalam seratus organisasi, termasuk korporat Fortune 500, bukan keuntungan global dan agensi kerajaan AS.

Dia menjalankan syarikat berjuta-juta dolar dan telah menulis tiga buku, termasuk Mendapatkan Perkara Selesai: Seni Produktif Bebas Stres dan Siap untuk Apa-apa: 52 Prinsip Produktiviti untuk Mendapatkan Perkara yang Dilakukan. David Allen membincangkan peraturan dua minitnya untuk mendapatkan lebih banyak lagi dengan KEJAYAAN.

KEJAYAAN: Anda bercakap tentang orang yang menggunakan tingkap kecil untuk mendapatkan lebih banyak pekerjaan. Beritahu kami bagaimana untuk melakukannya dengan berkesan.

David Allen: Banyak orang menangguhkan kerana mereka tidak tahu apa tindakan seterusnya mereka. Apabila anda benar-benar membuat penentuan apa yang perlu dilakukan seterusnya, apabila anda berkata, 'Tunggu sebentar, anda tahu, saya dapat melakukan itu dengan cepat, ' iaitu ketika anda membuat kemajuan. Ia mungkin melayari Web untuk mendapatkan sekeping maklumat, atau ia boleh mengambil telefon dan meninggalkan mesej untuk kakak anda pada mel suara beliau … Banyak kali langkah seterusnya pada sesuatu adalah sesuatu yang boleh dilakukan dengan cepat. Jadi perkara pertama yang perlu dilakukan adalah memastikan anda mendapat segala-galanya dipecah ke tahap tindakan seterusnya. Dan kemudian jika anda mendapat tetingkap masa, lihat semua tindakan itu dan pilih salah satu yang mungkin sesuai dalam tempoh masa yang sama. Kebenaran adalah banyak perkara yang mengambil masa kurang daripada dua minit untuk dilakukan.

SUCCESS: Beritahu kami tentang peraturan dua minit anda.

David Allen: Saya mempunyai peraturan dua minit yang mengatakan: Jika anda menentukan tindakan boleh dilakukan dalam masa dua minit, anda harus melakukannya dengan betul kerana ia akan mengambil masa yang lebih lama untuk mengaturnya dan mengkaji semula ia daripada sebenarnya selesaikannya buat kali pertama yang anda perhatikan. Jika anda tidak mengelakkan persoalan tentang apa langkah seterusnya, banyak item dua minit boleh dilakukan pada masa itu. Sekarang, terdapat banyak kali anda mempunyai langkah seterusnya yang akan mengambil masa yang lebih lama, seperti merangka beberapa hamparan baru yang besar. Anda tidak mahu melakukannya dalam masa dua minit. Adalah idea yang baik untuk menyimpan sejumlah besar perkara kecil apabila anda mendapat tingkap kecil yang aneh, seperti membersihkan e-mel lama, atau membersihkan beberapa fail anda. Terdapat banyak perkara di sekeliling saya yang perlu saya lakukan apabila saya mendapat tingkap kecil yang pelik dan apabila saya tidak mempunyai banyak tenaga. Katakan saya selesai panggilan telefon yang besar dan saya tidak mempunyai satu lagi selama tujuh minit, saya mungkin hanya membersihkan spam daripada e-mel saya atau anda tahu membersihkan fail, atau mungkin pergi dan mendapat cawan kopi.

KEJAYAAN: Peraturan dua minit yang anda ceritakan adalah salah satu perkara yang saya pelajari dari anda dan menggunakan setiap hari. Anda tahu, sebuah alamat e-mel dalam peti masuk anda dan anda membuat keputusan, apakah ini yang boleh saya lakukan dalam masa dua minit? Dan jika itu, cuma hapuskannya, lakukannya, lakukannya, teruskan. Sekiranya tidak, silakan fail untuk seketika apabila anda akan memberi tumpuan kepada aktiviti tersebut. Adakah itu betul?

David Allen: Ya. Anda tahu, ramai orang telah mendapati bahawa menjadi bahagian yang sangat kuat dalam buku saya, Mendapatkan Perkara Selesai, dan saya fikir ia bukan semata-mata kecekapan untuk menyingkirkan perkara dua minit, ia juga tidak perlu meletakkannya, melihatnya sekali lagi dan berfikir semula. Keluarkannya. Jadilah seperti Teflon. Biarkan ia keluar dari situ. Saya fikir ia melatih orang ramai untuk membuat keputusan eksekutif mengenai apa yang perlu mereka lakukan mengenai perkara-perkara yang berlaku. Adakah ini yang boleh saya lakukan dalam masa dua minit? Persoalannya sebenarnya menipu anda untuk membuat keputusan eksekutif tentang apa yang akan menjadi perkara yang perlu dan itu benar-benar latihan yang diperlukan oleh orang.